Bir spor okulunun gelir tablosuna baktığınızda çoğu zaman şaşırtıcı bir şey görürsünüz: ciro kaybının büyük kısmı öğrenci ayrılmalarından değil, tahsil edilememiş borçlardan kaynaklanır. Aidat bir Excel dosyasında, forma parası kasadaki defterde, kamp ücreti antrenörün telefonundaki mesajlarda durduğu sürece kimse bir öğrencinin okula toplam ne kadar borcu olduğunu bilemez.
Bu yazıda, sahada çalıştığını gördüğümüz yedi uygulamayı topladık.
1. Bütün borç kalemlerini tek ekranda birleştirin
Aidat borcu ile forma borcunu ayrı yerlerde tutmak, iki ayrı takip süreci demektir. Oysa velinin gözünde tek bir borç vardır: “okula ne kadar ödeyeceğim?”. Ödenmeyenler raporunuz şu kalemlerin hepsini aynı satırda toplamalıdır:
- Ödenmemiş aidatlar
- Forma, tişört, şapka ve diğer ürün satışları
- Kamp, turnuva, servis ve etkinlik ücretleri
- Bireysel ders borçları
- Diğer ek hizmet ve satışlar
2. Toplam tutarın yanında kırılımı da gösterin
Veli aradığında “2.400 lira borcunuz var” demek çoğu zaman tartışma başlatır. “1.200 lira Ekim aidatı, 650 lira forma takımı, 400 lira kış kampı, 150 lira iki bireysel ders” demek ise tartışmayı bitirir. Borcun kalem kalem açılabilmesi, tahsilatın en az yarısıdır.
3. Vade tanımlayın ve vadeyi herkes görsün
“Ay içinde ödersiniz” diye bir vade yoktur. Her borç kaleminin net bir son ödeme tarihi olmalı; bu tarih hem yöneticinin ekranında hem velinin bildirimlerinde görünmelidir. Vadesi olmayan borç, hatırlatılamayan borçtur.
4. Hatırlatmayı otomatikleştirin
İnsan gücüyle yapılan hatırlatma, yoğun haftalarda ilk atlanan iştir. Vadesi bir gün geçmiş ve hâlâ ödenmemiş borçlar için mesajın kendiliğinden gitmesi gerekir. Mesajda öğrencinin adı, borç türü, son ödeme tarihi, toplam tutar ve ödeme bağlantısı otomatik yer almalıdır.
Otomatik hatırlatmaya geçen okullarda ilk üç ayda tahsilat oranının belirgin biçimde yükseldiğini gözlemliyoruz. Sebep basit: veli unutmuyor, yönetici de utanarak aramak zorunda kalmıyor.
5. Borçluları filtreleyip toplu iletişim kurun
Her borçluya aynı mesaj gitmemelidir. Yeni oluşmuş küçük bir ürün borcuyla, üç aydır ödenmeyen aidat aynı dille konuşulamaz. En az şu filtrelere ihtiyacınız olur:
- Yalnız aidat borcu olanlar / yalnız ürün borcu olanlar
- Belirli sınıf veya takımın borçluları
- Belirli tarihten önce oluşmuş borçlar
- Belirli tutarın üzerindeki borçlar
6. Gönderilen her mesajı kayıt altına alın
“Bize hiç haber verilmedi” cümlesi, kaydı tutulmuş bir hatırlatma geçmişi karşısında geçerliliğini yitirir. Mesajın tarihi, saati, içeriği ve iletim durumu öğrenci ve veli kartında saklanmalıdır. Bu kayıt hem veliyle ilişkiyi korur hem de personel değiştiğinde süreklilik sağlar.
7. Tahsilatı ödeme kanalıyla kolaylaştırın
Hatırlatma mesajının içinde tıklanabilir bir ödeme bağlantısı varsa, veli o an ödeyebilir. Ödemeyi ertesi güne bırakmak, çoğu zaman ertesi aya bırakmak demektir. Online tahsilat, hatırlatmanın etkisini birkaç kat artırır.
Özetle
Tahsilat sorunu bir disiplin sorunu değil, bir görünürlük sorunudur. Borcu bütün olarak gören, vadeyi tanımlayan, hatırlatmayı otomatikleştiren ve gönderimini kayıt altına alan bir yapı kurduğunuzda tahsilat kendiliğinden düzelir.
selfÖğrenci’de birleşik borç raporu, filtreli toplu gönderim ve vade sonrası otomatik WhatsApp hatırlatması hazır gelir. Ücretsiz demo talep ederek kendi öğrenci listenizle deneyebilirsiniz.
