Spor okulu işletmeciliğinde en sessiz gelir kaybı boş kontenjandır. 20 kişilik bir grubu 12 kişiyle çalıştırmak, o grubun sabit maliyetini (koç, salon, malzeme) 12 kişiye bölmek demektir. Buna karşılık 18 kişilik grubu 23 kişiye çıkarmak da eğitim kalitesini ve veli memnuniyetini düşürür.
Önce kontenjanı tanımlayın
Her sınıf, takım ve program için maksimum kontenjan belirlenmelidir. Kontenjan yaş grubuna, branşa ve salon kapasitesine göre değişir:
- U10 grubu: 18 kişi
- U12 grubu: 20 kişi
- Bireysel gelişim grubu: 6 kişi
- Yaz kampı: 30 kişi
Sistem dolduğunda uyarmalı, ama kilitlememeli
Kontenjan dolduğunda sistemin uyarı vermesi gerekir. Ancak yetkili kullanıcının, gerektiğinde kontenjan üzerinde kayıt yapabilmesi de gerekir — kardeş kaydı, transfer, özel durumlar hep olur. Önemli olan, bu istisnanın açıkça görünür olmasıdır. Sessizce aşılan kontenjan, bir süre sonra standart hâline gelir.
Ana ekranda görmediğiniz şeyi yönetemezsiniz
Doluluk oranı, raporlar menüsünün üçüncü alt başlığında değil, açılış ekranında olmalıdır. Her sınıf için şu bilgiler tek bakışta görünmeli:
- Mevcut öğrenci sayısı
- Maksimum kontenjan
- Boş kontenjan
- Doluluk yüzdesi
- Bekleme listesindeki öğrenci sayısı
Örnek: U10: 16/18 — %89 dolu · U12: 20/20 — %100 dolu · U14: 12/20 — %60 dolu
Bekleme listesi bir satış aracıdır
Dolu bir gruba talep geldiğinde “yerimiz yok” demek, o veliyi rakibe göndermektir. Bekleme listesine almak ise iki şey sağlar: bir yer açıldığında arayacak bir isminiz olur ve talebin ne kadar olduğunu görerek yeni grup açma kararını veriyle verirsiniz.
Aynı saatte ikinci bir U12 grubu açmaya, koçun sezgisiyle değil bekleme listesinin uzunluğuna bakarak karar verin.
Doluluğu farklı açılardan okuyun
Tek bir doluluk sayısı yanıltıcıdır. Aynı veriyi şu kırılımlarla incelemek gerekir:
- Salon bazında: hangi salon atıl duruyor?
- Koç bazında: hangi koçun grupları hızlı doluyor?
- Yaş grubu bazında: hangi yaş aralığında talep var?
- Saat bazında: 17:00 dolu, 19:00 boşsa fiyat veya program değişikliği düşünülmeli.
- Şube bazında: şubeler arası fark nereden geliyor?
Doluluk düşükse ne yapmalı?
- Grupları birleştirin. İki yarı dolu grubu tek grupta toplamak maliyeti düşürür, atmosferi iyileştirir.
- Saati değiştirin. Boş kalan saat çoğu zaman yanlış saattir, yanlış branş değil.
- Deneme dersini ölçün. Deneme dersine gelip kayıt olmayanların oranı yüksekse sorun dersin kendisindedir.
- Devamsızlıkla birlikte okuyun. Doluluk %90 ama katılım %55 ise grup gerçekte yarı doludur.
selfÖğrenci’de kontenjan tanımı, doluluk grafikleri ve bekleme listesi yol haritasının ikinci fazında yer alıyor. Ayrıntıya bakın.
