Hemen her spor okulu Excel ile başlar; başlamalıdır da. Otuz öğrencili bir okulda bir tablo dosyası, herhangi bir yazılımdan daha hızlı ve daha esnektir. Sorun Excel’in kötü olması değil, belli bir büyüklükten sonra kırılması ve kırıldığının fark edilmemesidir.
Bu yazıda kırılmanın nerede başladığını, hangi maliyetleri gizlediğini ve geçişin nasıl yapılacağını anlatıyoruz.
Kırılma genelde 100–150 öğrenci arasında başlar
Rakam okuldan okula değişir ama kalıp aynıdır. Öğrenci sayısı üç haneye yaklaştığında dosya sayısı da artar: aidat listesi, forma satış defteri, yoklama fotoğrafları, veli telefon listesi, salon programı. Her biri ayrı bir gerçeği anlatır ve hiçbiri diğerini bilmez.
Beş gizli maliyet
1. Görünmeyen alacak
En pahalı kalem budur. Aidat bir dosyada, forma parası kasadaki defterde, kamp ücreti antrenörün mesajlarında durduğu sürece kimse bir öğrencinin okula toplam borcunu bilemez. Bilinmeyen borç tahsil edilmez. Tahsilat yazımızda bu konuyu ayrıntılı ele almıştık.
2. Hatırlatma emeği
Excel size kimin borçlu olduğunu söyleyebilir; ama hatırlatmayı yapacak kişi hâlâ sizsiniz. Yüz borçluya tek tek mesaj yazmak bir günü yer. Yoğun haftalarda yapılmaz, yapılmadığı da ay sonunda anlaşılır.
3. Sürüm karmaşası
“aidat_son.xlsx”, “aidat_son_v2.xlsx”, “aidat_son_SON.xlsx”. Aynı dosyanın iki kişide iki farklı kopyası olduğu anda veri güvenilirliğini kaybeder. Bu noktadan sonra rakamlara kimse tam güvenmez ve her rapor elle doğrulanır.
4. Yetki sorunu
Bir Excel dosyasını açan herkes her şeyi görür. Antrenöre yoklama listesini göndermek, aynı zamanda aidat tutarlarını ve diğer ailelerin bilgilerini göndermek anlamına gelir. Bu hem işletme hem KVKK açısından risktir.
5. Bilginin kişiye bağlanması
Dosyayı kuran kişi ayrıldığında formüllerin mantığı da gider. Yeni gelen personel çoğu zaman sıfırdan kendi dosyasını kurar; geçmiş kaybolur.
Excel hâlâ ne zaman doğru araç?
Dürüst olalım: her okulun yazılıma ihtiyacı yoktur. Şu üç koşul birlikte sağlanıyorsa Excel yeterlidir:
- Öğrenci sayısı yüzün altında ve tek şubede toplanmış
- Aidat dışında düzenli ek gelir kalemi neredeyse yok
- Kayıtlarla ilgilenen tek bir kişi var ve o kişi yakın zamanda değişmeyecek
Bu üçünden biri bile bozulduğunda tablo dosyası, işi kolaylaştıran araç olmaktan çıkıp gizleyen araca dönüşür.
Geçiş nasıl yapılır?
En sık duyduğumuz endişe, “yüzlerce kaydı yeniden girmek zorunda kalırız” korkusudur. Uygulamada geçiş şöyle işler:
- Listenizi temizleyin. Ayrılmış öğrencileri işaretleyin, telefon numaralarını tek biçime getirin. Bu adım geçişin en uzun kısmıdır ve zaten yapılması gereken bir iştir.
- Şablona göre toplu aktarın. Öğrenci, veli ve aidat bilgileri hazır Excel şablonuyla tek seferde yüklenir.
- Grup ve program tanımlarını kurun. Sınıf/takım, salon, saat ve kontenjanlar tanımlanır.
- Bir dönem paralel yürütmeyin. Kesme tarihi belirleyin. İki sistemi birlikte yürütmek, geçişin en çok başarısız olduğu noktadır.
- Antrenörle başlayın. İlk hafta yalnız yoklama modülünü kullandırın; alışkanlık oradan yayılır.
Özetle
Excel’in maliyeti lisans bedeli değil, görmediğiniz alacak ve harcadığınız saattir. Bu iki kalemi bir ay boyunca kabaca ölçün: kaç saat hatırlatma yapıldı, ay sonunda ne kadar borç tahsil edilemedi. Rakam çıktığında karar kolaylaşır.
Bir sisteme geçmeyi düşünüyorsanız, önce değerlendirme rehberimizi okumanızı; genel işleyiş için spor okulları programı sayfamıza bakmanızı öneririz.
